Assistant(e) de Direction – CDI – Mi-temps

Description du poste

Poste central et structurant au sein de l’association (équipe composée de 2 salariés), vous assurez la permanence opérationnelle et la coordination administrative de l’association.

Sous la responsabilité directe du Président,et en lien fonctionnel avec les membres du Bureau et les prestataires externes (agence de communication, cabinet comptable, imprimeurs…), vous assurez :

> l’Assistance de direction et le secrétariat statutaire :
Suivi du secrétariat du Conseil d’administration et du Bureau
Soutien à la rédaction des convocations, ordres du jour et procès-verbaux
Suivi des décisions et échéances, en soutien du président
Gestion des archives administratives et juridiques

> La gestion administrative courante :
Gestion des courriers, e-mails et appels
Organisation des réunions et déplacements
Suivi des conventions et contrats
Suivi logistique des locaux du siège de l’association
Contribution à l’amélioration des procédures internes

> Le suivi des campagnes d’appels à dons :
Soutien à la coordination des campagnes papier (et prochainement on line)
Interface avec l’agence de communication
Suivi des plannings et mise à jour des supports
Participation aux bilans des campagnes

> La gestion des dons et leur suivi comptable :
Saisie et suivi des dons (environ 2 500 chèques/an + dons web à venir)
Gestion et fiabilisation de la base de données donateurs
Émission des reçus fiscaux et lettres de remerciement
Lien avec le cabinet comptable
Suivi comptable de dossiers spécifiques (travaux, refacturations…)

> La communication et outils digitaux :
Mise à jour du site internet (à venir)
Contribution aux supports de communication
Coordination avec le salarié en charge des expositions